E-MAIL Corporativo

Dicas para escrever e-mail corporativo corretamente

Segundo a instrutora de comunicação escrita do Centro de Pesquisa, Desenvolvimento e Educação Continuada (CPDEC), Vivian Cristina Rio, escrever corretamente um e-mail é importante porque, por meio da linguagem, transmitem-se o conhecimento e a organização de quem redigiu o texto. Quando você envia um e-mail para empresas ou para outros colegas de profissão, é preciso ter certeza de que a mensagem que você quer transmitir será interpretada por todos de igual forma. Imagine a confusão se você diz A, e o departamento de marketing entende B e o setor de vendas interpreta como C. Você poderá ficarem apuros. Assim, o “texto pode construir ou denegrir a imagem de um profissional”, afirma a instrutora, que ministra palestras sobre o tema em empresas como Nestlé, CPFL, Villares Metals e Volkswagen.

DICAS PARA PRODUZIR O E-MAIL CORPORATIVO

DOCUMENTO

Lembre-se de que e-mail é um documento, por isso, tudo que for redigido fica registrado e pode ser usado contra/a favor de você mesmo. Ao começar, escreva o assunto dele de forma clara, objetiva e concisa.

RESPEITO

Coloque-se no lugar de quem receberá sua mensagem para verificar se ela está clara, polida e assertiva.

Não escreva palavras em caixa alta. Essa formatação pode dar a impressão, em vários idiomas, de que o locutor está “gritando”. Se quiser destacar alguma ideia, use negrito, cor de destaque, sublinhado.

SAUDAÇÕES

Redija sempre saudação inicial e final, com grau de formalidade adequado. “Senhor Fulano”, Senhores, Senhora”, “Atenciosamente,” são maneiras bem formais de iniciar e terminar um e-mail. Os termos “Prezado” e “Senhorita” estão em desuso.

“Bom dia”, “olá”, “abraços” são maneiras menos formais, mas condizentes com mensagens para interlocutores mais próximos/conhecidos. Reconheça seu interlocutor.

Obs.: A abreviatura correta para “Atenciosamente,” é “At.,” e observe que logo após emprega-se vírgula nos dois casos.

OBJETIVO

Deixe claro o objetivo da mensagem e procure escrever uma frase final para retomá-lo.

Por exemplo, se solicitou uma ação ou informação, encerre o e-mail com a frase “aguardo seu retorno”; se informou algo, finalize com “qualquer dúvida, estou à disposição”. Exemplo:

Assunto:

Senhor Rafael Souza,

Solicito, por favor, o envio dos relatórios X até amanhã.

Aguardo retorno.

Atenciosamente,

Fulano de Tal

Lembre-se sempre de usar sua assinatura. Nome, e-mail, empresa, cargo e telefone para contato são fundamentais. Se você quiser, também pode acrescentar um link para seu perfil no Linkedin – desde que a empresa o permita.

Obs.: Se você tiver vários assuntos não relacionados para falar, a melhor maneira é enviar e-mails separados.

CONCISÃO

Seja conciso e procure escrever frases curtas. E-mails longos, com períodos extensos tornam a mensagem menos clara e atrativa ao leitor.

Escreva em tópicos, caso não consiga organizar parágrafos, para garantir melhor organização das ideias e concisão. Dê espaço entre os parágrafos para facilitar a leitura.

Evite palavras abreviadas, principalmente, em e-mails formais. Passa-se a impressão de pressa e/ou falta de cuidado com o interlocutor. Tome cuidado com a gramática.

Mas atenção: pense sobre a melhor forma de explicar algo para alguém que não está tão familiarizado com o assunto quanto você. Antes de escrever o e-mail, coloque-se no lugar do outro.

Recapitulando:

1. Assunto

Sempre preencha o campo Assunto de forma clara. Não tente usar artifícios como “urgente”, ao invés disso, procure um assunto conciso que diga sobre o que se trata o e-mail. Exemplos: Envio de Relatório de Produção Anual – Agendamento de reunião (da equipe de vendas, da diretoria administrativa…).

2. Cuidado com os erros ortográficos

Não há desculpas para um micro-texto de cinquenta palavras como um e-mail corporativo apresentar erros grosseiros. Erros no emprego da vírgula ou de acentuação podem tirar a credibilidade do seu e-mail e ainda ridicularizar sua imagem profissional. Veja um exemplo que pode prejudicar uma negociação:

Assunto: Cotação aparelho telefônico XKP 35 – Nokia

(…)

O preço por unidade é de R$1,24.

(…)

3. Ponto principal

Aborde o tema principal do e-mail logo na frase de abertura. Dificilmente um leitor vai chegar até o final para descobrir qual é a surpresa no seu e-mail.

4. Escolha de palavras

O efeito que seu e-mail vai ter com os leitores vai depender das palavras que você usa para apresentá-lo. Vá direto ao ponto. Evite começar, por exemplo, com “isso deve ser feito”. O ideal é dizer, de pronto, o que precisa ser feito e até quando.

5. Linguagem

Evite usar linguagem informal demais, gírias e abreviações. Em muitos casos esse tipo de linguagem pode ser conhecido por você, mas não pelo seu leitor. Isso vai causar um ruído na comunicação e dificultar as negociações entre vocês.

 6. Seja breve e educado

Procure não escrever e-mails exageradamente grandes. Se sua mensagem for passar de dois ou três parágrafos curtos, considere a ideia de reduzir o e-mail ou enviar o assunto todo em um documento anexo.

7. Palavras mágicas

Não se esqueça de pedir, por favor, ou agradecer em hipótese alguma.

8. Assinatura

Providencie uma assinatura com o seu nome completo e as suas informações para contato. Isso inclui o endereço do local de trabalho, o seu telefone e ramal.

9. Edite

Não envie um e-mail sem antes reler o que você escreveu. Você pode deixar passar uma coisa ou outra e pensar que isso é normal, já que você é uma pessoa muito ocupada. Mas o seu leitor não sabe disso e, provavelmente, vai pensar que você é desleixado e não dá atenção para os negócios. Leia seu texto em voz alta para captar erros de concordância e pontuação.

 10. Responda imediatamente

Os prazos de respostas para e-mails deverão ser de até 24 horas, respeitando o calendário de dias úteis. Não se esqueça do fuso horário ao enviar e receber mensagens fora do território nacional e coloque-se no horário do seu interlocutor.

Ao receber um e-mail pertinente, não deixe de dar uma resposta até o prazo acima descrito, caso lhe seja solicitado. Se por ventura a resposta demandar de uma pesquisa ou trabalho mais minucioso, é recomendável que isto seja informado conforme o exemplo a seguir: “Necessito de um prazo X para lhe enviar o solicitado”.

11. Anexos

Sempre avise no corpo do e-mail quando estiver enviando documentos anexados.

Segue anexa a documentação. Seguem anexos os relatórios. (Não use “em anexo”)

 12. Fechos de cortesia

Ao final de seu e-mail, utilize termos formais como “Atenciosamente,” “Cordialmente,” ou “Obrigado”, “Obrigada”, mas não use dois ao mesmo tempo.

 13. Confira a lista de destinatários

Poucas sensações são tão amargas quanto perceber que enviou um e-mail para a lista errada. Certifique-se de que os destinatários estão corretos. Olhe uma, duas, três vezes, mas tenha certeza de que não está enviando a mensagem para a pessoa errada.

 14. Estética

Utilize um padrão visual e ortográfico adequado para seus e-mails profissionais. Nada pior que receber uma mensagem contendo um fundo que dificulte sua leitura, ou ainda, com cavalinhos coloridos “correndo” na mensagem. O fundo que mais facilita a leitura é o fundo branco, no entanto, várias empresas costumam utilizar os logotipos que, a meu ver, não tem problema algum, desde que sejam de tamanho adequado e que não façam a mensagem virar um outdoor. Nada de mensagens utilizando :-), :-(, [ ]s, porque as pessoas não são obrigadas a conhecer os seus significados, como também não são apropriadas no e-mail corporativo. Evite caracteres rebuscados ou fantasiosos, que fazem sua mensagem parecer uma pintura rupestre ou uma obra de arte de aparência, no mínimo, questionável.

 15. Não envie e-mail extenso

Lembrando que, geralmente, e-mails extensos não são lidos até o final. Veja o exemplo abaixo:

Para: Todos Comercial

De: Paulo

Assunto: Livro que todos deveriam ler

Olá pessoal,

Anexei um arquivo PDF que acredito muito útil. Esta é a segunda vez que envio o documento, pois a versão que mandei ontem tem um erro de digitação na página 27, e desta forma a envio novamente. Digam-me o que acharam!

Anexos:

      Comunicação e suas vantagens (36 MB)

Provavelmente, quantos não apagariam a mensagem acima exemplificada sem olhar o anexo? Que tal algo como:

Para: Rodrigo Nunes

De: Paulo

Assunto: Ótimo tema para desenvolvimento profissional da área comercial

Olá Rodrigo,

Deparei-me com um excelente livro sobre Comunicação Empresarial que tem dicas sobre a racionalização das comunicações profissionais. Alguém já se ofereceu para apresentar-se no seminário, no próximo mês? Gostaria de saber se podemos fazer uma pequena apresentação de 30 minutos sobre o uso do e-mail de forma eficaz. Qual a melhor forma de enviar-lhe um arquivo de 36 MB?

At.,

Paulo Miranda

Este meio de comunicação funciona melhor quando você utiliza textos relevantes no próprio corpo da mensagem. Se você já teve a oportunidade de um contato presencial, mas, não tem certeza que a pessoa lembra-se de você, não se acanhe em utilizar uma frase como: “gostaria de continuar a falar sobre a importância da comunicação, tema que tratamos rapidamente em nossa conversa no elevador”.

16. O e-mail é o meio de comunicação adequado em todas as situações?

Existem muitas situações onde o bom contato face to face e até o telefônico são mais efetivos que um e-mail. Avalie a situação.

Atenção: Seja sempre educado e cordial, pois, se, por alguma razão, estiver de “cabeça quente”, escreva sua mensagem, salve-a no rascunho e não a envie imediatamente. Releia a mensagem quando estiver mais tranquilo, refaça-a e envie.

Fonte: Empregos e carreiras – Classificados – Folha de São Paulo – 27/11/2012 – 14h30.